為保障現(xiàn)場流程順利進(jìn)展，卓品商務(wù)再度被聘請擔(dān)綱場館服務(wù)，提供SVIP區(qū)接待、內(nèi)外場動線管理、展區(qū)/簽到區(qū)等功能區(qū)的協(xié)助工作、所有專場指引等。卓越商企服務(wù)已是騰訊全球數(shù)字生態(tài)大會3年的合作伙伴，但面對今年再度升級的規(guī)模，依舊拿出首次的謹(jǐn)慎和干勁，為本次專項服務(wù)配置了60人的禮賓隊伍，向國內(nèi)外的近5000名來賓提供品質(zhì)服務(wù)。

△部分現(xiàn)場工作展示

Day one的謹(jǐn)慎

從超10000平的動線摸排開始

經(jīng)驗是把雙刃劍，可能會讓人忽略那些基礎(chǔ)的事情。所以在方案階段，卓品選擇暫時摒棄經(jīng)驗，重走超過1萬平的深圳國際會展中心18號館，做好分區(qū)域的人員編排后，也提前識別出一個重要問題：主會場空間大，人群進(jìn)入后如果不做明確引導(dǎo)，會隨機(jī)選擇座位，極有可能造成入座分散和效率問題，尤其對于較晚到場的觀眾，茫然尋座耽誤自己時間和他人體驗。

△實地勘場繪制接待動線

因此卓品向主辦方提出對人群和座位進(jìn)行顏色匹配的建議。除了特定的SVIP、演講嘉賓、媒體等角色外，對參會人員簽到時，會隨機(jī)分發(fā)不同顏色的手環(huán)，以便其進(jìn)入主會場后根據(jù)座位顏色，快速找到落座區(qū)域，增加人員流動效率的同時，減輕了內(nèi)場引導(dǎo)工作的壓力。

△對客戶接待做出人群細(xì)分的規(guī)劃

Day one的干勁

從動線管理到體驗管理

除了關(guān)注動線效率，卓品同樣關(guān)注現(xiàn)場的參會體驗。其一，表現(xiàn)在應(yīng)對雨天的特別準(zhǔn)備：傘、傘桶、套傘機(jī)...其二，表現(xiàn)在對現(xiàn)場體驗區(qū)真情實意地引導(dǎo)，據(jù)現(xiàn)場00后的禮賓小揚(yáng)表示，同事間有種對來賓“投喂式的關(guān)心”，生怕大家錯過展覽區(qū)有趣的互動，或者茶歇時的好吃好喝，而這樣積極的引導(dǎo)不僅讓來賓在腦力激蕩的參會之余得到放松，也讓主辦方投入的資源得到更充分的使用。

△活動現(xiàn)場的“過程管理”

體驗管理的另一重要對象是SVIP嘉賓，卓品商務(wù)針對性地按1:1為VIP室配置固定的禮賓員服務(wù)，更是在SVIP區(qū)域配置了特勤人員保障參會安全。素未謀面的禮賓員，與會期間一定是SVIP最熟悉的陌生人，會前就要求對近80名SVIP做好樣貌、身份信息等提前熟悉，以便在語言、飲食口味、與會時間等方面做好準(zhǔn)備。甚至卓品會提前準(zhǔn)備好SVIP區(qū)域的披肩、茶具等，提出主辦方要求以外的高標(biāo)準(zhǔn)。

△卓品商務(wù)特勤人員

△SVIP區(qū)服務(wù)

極端環(huán)境

緊急元無縫銜接

9月7日晚至8日早晨，深圳遭遇極端特大暴雨，打破1952年有氣象記錄以來的極值。為保障本屆騰訊數(shù)字生態(tài)大會的接待工作，卓品商務(wù)連夜做出緊急預(yù)案：從本地項目上抽調(diào)10名同事增加現(xiàn)場支援；SVIP全體接待同事早7:30于落客區(qū)開始待崗，隨時準(zhǔn)備為下車的嘉賓撐傘迎接；現(xiàn)場增加眾多應(yīng)對物資，包括傘、傘桶、套傘機(jī)、吹風(fēng)機(jī)、一次性毛巾、一次性拖鞋等；對行李寄存處增加IBM桌避免物品直接落地打濕...

△應(yīng)對暴雨緊急調(diào)度相關(guān)物資

△特大暴雨下的服務(wù)